A.     Pengertian arsip

Arsip mengadung berbagai pengertian ini di pengaruhi oleh :

Segi peninjauan

Sudut pandang

Pembatasan ruang lingkup

Secara etimologi arsi berasal dari bahasa belanda”archief” dalam bahasa inggris “archive” atau yang artinya permulaan kemudian “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti cacatat selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi “archeon” yang bererti gedung pemerintah (catatan-catatan)

Sedangkan menurut undang-undang No.7 tahun 1971 arsi adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apa pun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelakasaan kegiatan pemerataan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelakasanaan kehindupan kebangsaan

B.     Tujuan pengarsipkan

Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan yaituh:

Sebagai pusat ingatan dan informasih jika berkas diperlukan sebagai keterangan

Memberi data kepada pegawai yang memerluka data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau

Memberikan keterangan vital sesuai dengan ketentuan

Perundang –undangan

Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat membantu kita dalam merkomunikasi dengan orang lain.

C.     Macam-macam pengarsipan

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis yaitu:

Arsip dinamis

Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan penyelenggran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan adminitrasi negara.

Arsip statis

Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaran sehari hari adminitrasi negara

Arsip otentik

Yaitu yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan

Arsip tidak otentik

Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta